POLITICA DE CALIDAD

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A.

 

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

  1. ALCANCE.

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Razón social:              NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A.

NIT:                            890.405.286-8

Domicilio:                  Cartagena de Indias, D.T. y C

Dirección:                 Bosque, Avenida Buenos Aires, Dg. 21ª No. 48-116 – Cartagena

Teléfono:                    (5) 6629301 – Servicio al cliente: 01 8000 953890

Correo electrónico:    info@tintesiris.com

Página web:               tintesiris.com

  1. DEFINICIONES.

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías, partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La información de la base de datos de los empleados clientes y proveedores está contenida en el software contable de la compañía y a excepción de los datos públicos, considerados como tales por la ley, el resto de la información será de carácter confidencial y se utilizará exclusivamente, para efectos laborales, comerciales e interacción con los titilares de la misma, (clientes, el proveedores y empleados) es decir, para efectos de recibir o enviar pedidos, despacho o recepción de mercancías, pago de facturas, recepción o envío de devoluciones, concesión de créditos, contabilización de las operaciones, confirmación de saldos y encuestas de opinión del cliente, con relación a la Compañía; atendiendo sin embargo, a las disposiciones aplicables a la materia y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información y por tanto sin perjuicio de la información que las organizaciones estatales o de control exijan obligatoriamente conforme a la ley. Adicionalmente, la información de los empleados, está también contenida en archivos físicos donde reposan sus hojas de vida, de manera especial esta información se utilizará para efectos de la relación laboral, tales como liquidación y pago de salarios, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales,

Por lo tanto la Compañía NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus trabajadores, proveedores y clientes.
  • Cotizar y adquirir de nuestros proveedores, la gama de productos, insumos y servicios requeridos por la compañía para la ejecución de su objeto social.
  • Proveer la gama de productos y servicios requeridos por nuestros clientes, según nuestra actividad económica.
  • Informar sobre nuestros productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio prestado y recibido.
  • Realizar las acciones de pago a nuestros proveedores y cobro y de recuperación de cartera a nuestros clientes.
  • Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general llevar a cabo campañas promocionales y talleres de capacitación sobre el uso de nuestros productos.
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  • Soportar e informar procesos requeridos por la DIAN, DANE, SIC, la Registraduría Nacional, entre otros.
  • Registrar, conservar y certificar la información de empleados y/o pensionados.
  • Soportar procesos de auditoría externa e interna.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A. no procederá a ceder, transferir, transmitir, o divulgar la misma, salvo que sea requerido o permitido por la ley y/o el titular.

 DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

La información contenida en la base de datos, ha sido suministrada por los mismos titulares, directamente a la sede de la compañía o a través de sus vendedores, agentes o empleados, muy a pesar de que esta información no se suministra a terceros, al titular le asiste el derecho de solicitar la modificación, rectificación, corrección, supresión del dato y revocación de la autorización, en el evento que esta última exista y la ley lo permita.

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Conocer, actualizar y solicitar la rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
  • Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  1. DEBERES DE NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A.

En el tratamiento y protección de datos personales, NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Atender las solicitudes de información, actualización o rectificación formuladas por los titulares de los datos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Procurar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se esté autorizado el tratamiento de sus datos.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que legal o contractualmente pueda tener acceso a ella.
  • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
  1. PERSONA O AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACION PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR LA AUTORIZACION.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos es la Gerencia, en cabeza del representante legal de la compañía o sus suplentes. Actualmente el Representante legal principal de la compañía, NABONASAR MARTINEZ MARQUEZ.

  1. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACION PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR LA AUTORIZACION.

Los Titulares podrán verificar la información, en las facturas de venta, en las cotizaciones, en los recibos de pago de salarios, prestaciones y aportes a la seguridad social y Aa los parafiscales y en la correspondencia que periódicamente le envíe NABONASAR MARTINEZ Y CIA S.A. al titular. La Política de Tratamiento de la Información podrá consultarla el Titular, en la Página Web de la sociedad. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Por razones legales, la información histórica debe ser conservada según las disposiciones del Código de Comercio y demás normas legales..

El Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, consiste en que éstos se dirijan por escrito a la compañía, haciendo la solicitud correspondiente. La gerencia tendrá un término de treinta (30) días hábiles a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud, para realizar los cambios del caso, la respuesta, será igualmente comunicada por escrito al solicitante. En todo caso se atenderán, las disposiciones aplicables a la materia, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La política de tratamiento de la información regirá a partir de su publicación en la página Web de la compañía, a partir del ocho (8) de noviembre de 2016 y conservará su vigencia mientras no ocurran hechos sustanciales que requieran su modificación, en los términos de ley, para lo cual se comunicará oportuna y previamente, a través de la página web, a los titulares de los datos personales, con una anticipación no menor a un mes, antes de implementar las nuevas políticas. En caso de ser necesario, según la ley, se solicitará autorización al titular.

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